Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment SchoolPad (« SchoolPad », « nous ») traite les données personnelles lorsqu'une école, son personnel, ses élèves et les familles des élèves utilisent la plateforme SchoolPad : le site https://schoolpad.app, l'administration web à l'adresse de chaque école (par exemple school.schoolpad.app) et les applications SchoolPad pour Android et iOS (ensemble, le « Service »). La plupart de ces données concernent des enfants, et cette politique est rédigée en conséquence.

1. Qui est responsable des données

Le Service est utilisé par des écoles (les « Écoles ») pour partager avec leurs élèves et leurs familles l'agenda du jour, l'emploi du temps, les examens, les notes, les absences et les circulaires de leurs classes. Deux situations sont à distinguer :

Les données qu'une École enregistre sur ses élèves, leurs familles et son personnel (les « Données de l'École ») relèvent de cette École. C'est elle qui décide de ce qu'elle enregistre et pourquoi, qui crée les comptes, et qui en est responsable en tant que responsable du traitement. SchoolPad ne traite les Données de l'École que pour le compte de l'École et sur ses instructions, en tant que sous-traitant, afin de fournir le Service.
Les données relatives à l'École en tant qu'abonnée (le nom et les coordonnées de l'École, son abonnement, ses factures et ses paiements), ainsi que les messages que vous nous adressez pour obtenir de l'aide, sont traitées par SchoolPad en tant que responsable du traitement, pour exploiter le Service.

Si vous êtes parent, élève ou membre du personnel et que vous avez une question ou une demande au sujet de vos données, adressez-vous d'abord à votre École : c'est elle qui détient les dossiers et qui en décide. Nous aidons l'École à répondre à votre demande.

2. Les données traitées

2.1 Les élèves et leurs familles

Le prénom et le nom de l'élève, son numéro, sa classe et sa situation (inscrit, parti, diplômé).
Lorsque l'École les enregistre : le sexe, la date de naissance, la photo, l'adresse, la date d'inscription, les noms et les numéros de téléphone du père et de la mère, l'adresse e-mail d'un tuteur, un numéro de téléphone d'urgence, des remarques médicales et d'autres remarques de l'École.
Les élèves qui appartiennent à la même famille (frères et sœurs), lorsqu'un parent ajoute un autre enfant au compte ou que l'École les relie.

L'École choisit les champs qu'elle remplit. Seul le nom est nécessaire pour créer le compte d'un élève.

2.2 La vie scolaire

L'emploi du temps de la classe, et l'agenda : leçons, remarques et devoirs, avec les coches « fait » de la famille.
Les examens et les notes, avec la remarque de l'enseignant et les moyennes qui en sont calculées.
Les présences : absences, retards et absences excusées, avec la remarque de l'enseignant.
Le calendrier de l'école et les circulaires, et le fait qu'une famille a lu une circulaire.
Les cours en ligne : le titre et la description d'une séance en direct ou d'une leçon enregistrée, sa date et son heure, le lien de la réunion (et son code d'accès, lorsque l'enseignant en saisit un) ou d'une vidéo, les vidéos et les documents téléversés par le personnel, et quels élèves ont ouvert une leçon ou rejoint une séance depuis l'application, et quand.
Les messages échangés entre une famille et un membre du personnel de l'École.
Les fichiers téléversés par le personnel ou envoyés dans un message (photos, documents, fichiers audio ou vidéo).

2.3 Les comptes et les appareils

Comptes d'élèves (utilisés par l'élève et ses parents) : un identifiant et un mot de passe générés par l'École. Comptes du personnel : nom, adresse e-mail ou identifiant, numéro de téléphone, fonction, rôle et permissions, langue préférée et photo de profil.
Données de sécurité : le mot de passe (enregistré uniquement sous forme de hachage à sens unique), le code PIN de l'appareil (enregistré sous forme hachée), le secret de la double authentification et les codes de récupération lorsqu'un utilisateur l'active, et l'identifiant et l'adresse e-mail du compte Google lorsqu'un utilisateur associe la connexion Google.
Données de l'appareil nécessaires aux notifications : le jeton de notification push, la plateforme (Android, iOS ou navigateur), le nom de l'appareil et la version de l'application, ainsi que la date de la dernière connexion.

2.4 Les données d'abonnement et de facturation

Le nom de l'École, son adresse (sous-domaine) et son code, les coordonnées de son propriétaire, la formule d'abonnement, les factures et les paiements. Les paiements en ligne par carte sont traités par Stripe : nous ne recevons ni n'enregistrons jamais le numéro complet de la carte. Les familles et les élèves ne paient jamais dans le Service, et nous ne détenons aucune donnée de paiement les concernant.

2.5 Les données techniques

Les adresses IP, la date et l'heure des requêtes, le type d'appareil et les journaux d'erreurs, conservés pour sécuriser et exploiter le Service. Dans chaque École, un journal d'audit enregistre quel utilisateur a créé, modifié ou supprimé quel élément, et quand.

2.6 Ce que les applications ne collectent pas

Les applications ne demandent ni la position de l'appareil ni la liste des contacts et n'utilisent pas d'identifiants publicitaires. L'appareil photo, le microphone et la photothèque ne sont utilisés que lorsqu'un utilisateur choisit de joindre une photo, une vidéo ou un fichier (le microphone uniquement pendant qu'un membre du personnel enregistre une vidéo).

2.7 Ce site web

Ce site n'a pas de comptes d'utilisateurs et n'utilise aucun cookie publicitaire ou de mesure d'usage. Lorsque vous nous contactez par le formulaire de contact, votre message s'ouvre dans WhatsApp ou dans votre application e-mail, et rien n'est enregistré sur le site : nous ne recevons que ce que vous choisissez de nous envoyer. Les pages chargent leurs polices depuis Google Fonts : votre navigateur contacte donc les serveurs de Google pour les télécharger.

3. Comment les données sont utilisées

Pour fournir le Service : la connexion, l'affichage à chaque famille de l'agenda, de l'emploi du temps, des cours en ligne, des examens, des notes, des absences, du calendrier et des circulaires de ses enfants, les messages, les notifications, les impressions et les exports pour l'École.
Pour sécuriser le Service : détection des abus, blocage des essais répétés de mots de passe ou de codes PIN erronés, tenue des journaux d'audit et des sauvegardes.
Pour gérer l'abonnement de l'École : factures, enregistrement des paiements et e-mails à l'École avant la fin de son abonnement.
Pour assister l'École et ses utilisateurs : répondre aux questions et corriger les problèmes signalés.
Pour envoyer des annonces de service sur la plateforme elle-même (par exemple une maintenance ou de nouvelles fonctionnalités).

Pour les Données de l'École, nous agissons sur les instructions de l'École. Pour les données dont nous sommes nous-mêmes responsables, nous nous fondons sur l'exécution de notre contrat avec l'École, sur notre intérêt légitime à exploiter un service sécurisé, sur le respect de nos obligations légales et, lorsque c'est requis, sur le consentement.

4. Qui voit quoi

Une famille (un compte d'élève) n'accède qu'à ses propres enfants : l'enfant du compte et les frères et sœurs qui y ont été ajoutés. Elle ne voit jamais les notes, les absences ou les messages d'un autre élève.
Un enseignant ne travaille qu'avec les classes où il enseigne ou dont il est le titulaire, et avec les élèves de ces classes.
Les autres membres du personnel de l'École (propriétaire, administrateurs, surveillants) voient ce que permettent les rôles et les permissions définis par l'École, ce qui peut inclure toutes les classes.
Les notes ne sont visibles par la famille qu'une fois publiées par l'enseignant.
Les messages sont échangés entre une famille et un membre du personnel au sujet d'un élève. L'École décide si la messagerie est activée.
Les cours en ligne sont visibles par les familles de la classe concernée et par le personnel qui travaille avec cette classe. L'enseignant voit quels élèves ont ouvert une leçon ou rejoint une séance.
Les fichiers sont stockés de façon privée et n'ont pas de lien public : un fichier ou une vidéo s'ouvre par un lien temporaire qui expire, remis uniquement à un utilisateur connecté et autorisé à voir l'élément auquel il est joint.
L'équipe de SchoolPad n'accède aux Données de l'École que lorsque c'est nécessaire pour fournir une assistance demandée par l'École, pour assurer la sécurité du Service ou pour respecter la loi.

Chaque École dispose de sa propre base de données, séparée. Les utilisateurs d'une École ne peuvent pas atteindre les données d'une autre École.

5. Données des enfants : nos engagements

Les comptes d'élèves sont créés par l'École, non par l'enfant, et sont utilisés par l'élève et par ses parents. Pour ces données, nous nous engageons à ce qui suit :

Pas de publicité. Le Service n'affiche aucune publicité, et les données ne servent jamais à cibler de la publicité.
Pas de profilage. Nous ne constituons pas de profils d'élèves ou de familles à des fins de marketing ni à aucune autre fin que de leur montrer leurs propres informations scolaires.
Pas de traceurs. Les applications et l'administration web ne contiennent ni outil de mesure d'usage ni traceur tiers. Firebase sert uniquement à envoyer les notifications push.
Pas de vente de données. Nous ne vendons ni ne louons de données personnelles, et nous n'utilisons pas les Données de l'École pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
Pas de paiement par les familles. Il n'y a aucun achat dans les applications.

L'École est responsable d'informer les parents de son utilisation du Service et d'obtenir tout consentement exigé par la loi applicable pour ses élèves.

Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires qui traitent des données pour notre compte, uniquement dans la mesure nécessaire :

Les hébergeurs de serveurs et opérateurs réseau (serveurs, DNS, protection contre les attaques), où sont enregistrées les bases de données des Écoles et où sont reçus les fichiers téléversés.
Un prestataire de stockage cloud (DigitalOcean Spaces), où sont stockés les fichiers téléversés (photos, documents, leçons enregistrées et autres vidéos). Ces fichiers restent privés : un fichier n'est accessible que par un lien temporaire qui expire, remis par le Service à un utilisateur autorisé à le voir.
Firebase Cloud Messaging (Google), avec le service de notifications d'Apple sur iOS, pour envoyer les notifications push. Ils reçoivent le jeton de notification de l'appareil et le contenu de la notification (par exemple le titre d'un devoir, ou le fait qu'un enfant a été noté absent).
La connexion Google, uniquement lorsque l'École l'active et qu'un utilisateur associe un compte Google : Google confirme l'identité de l'utilisateur, et nous enregistrons l'identifiant et l'adresse e-mail du compte Google pour le reconnaître.
Stripe, uniquement pour le paiement en ligne par carte de l'abonnement de l'École. Stripe ne reçoit aucune donnée sur les élèves ou les familles.
Un prestataire d'envoi d'e-mails, pour les e-mails de réinitialisation de mot de passe du personnel et les e-mails d'abonnement adressés à l'École.

Les séances en direct se déroulent en dehors de SchoolPad. Une séance en direct a lieu dans le service de réunion choisi par l'École (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou un autre). SchoolPad n'enregistre que le lien de la réunion (et son code d'accès, s'il y en a un) et l'ouvre lorsque l'utilisateur touche « Rejoindre » ; le son et l'image de la séance ne passent pas par SchoolPad, qui ne les enregistre pas. Ce service ne traite pas de données pour notre compte : il traite les données des participants selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, et l'École, qui l'a choisi, est responsable de ce choix. Il en va de même pour une leçon enregistrée donnée sous forme de lien vers un autre site (par exemple YouTube ou Google Drive) : la vidéo est hébergée par ce site, selon ses conditions.

Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi ou la décision d'une autorité compétente l'exige, ou pour protéger les droits et la sécurité de nos utilisateurs et du Service. Dans ce cas, et lorsque c'est permis, nous en informons d'abord l'École concernée.

Ces prestataires peuvent traiter des données dans d'autres pays que le Liban.

7. Sécurité

Chaque École dispose de sa propre base de données. Les jetons d'accès sont liés à une seule École et refusés par toute autre.
Les connexions entre les applications, l'administration web et nos serveurs sont chiffrées en HTTPS. Les mots de passe et les codes PIN sont enregistrés sous forme de hachages à sens unique.
Le code PIN d'un appareil est supprimé après cinq essais erronés, et les utilisateurs peuvent activer la double authentification avec une application d'authentification.
Permissions par rôle, journal d'audit des modifications et sauvegardes régulières.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une violation de données personnelles touche une École, nous l'en informons dans les meilleurs délais, avec les mesures prises, afin qu'elle puisse informer les familles concernées.

8. Durée de conservation

Pendant la durée de l'abonnement, et pendant la période de lecture seule qui suit, nous conservons les Données de l'École afin que l'École et ses familles puissent les consulter et que l'École puisse renouveler. L'École décide de la durée de conservation des dossiers des élèves qui l'ont quittée.
Lorsqu'une École demande la fermeture de son compte, nous lui fournissons sur demande un export de ses données, puis nous supprimons sa base de données et ses fichiers téléversés dans un délai de 30 jours. Les sauvegardes sont écrasées dans les 30 jours suivants.
Si une École ne renouvelle pas pendant 12 mois après la fin de son abonnement, nous pouvons supprimer ses données après en avoir averti le propriétaire par e-mail au moins 30 jours à l'avance.
Les factures et les paiements de l'École sont conservés aussi longtemps que l'exigent les lois comptables et fiscales.

9. Suppression d'un compte

Pour supprimer vous-même votre compte, utilisez la page schoolpad.app/delete-account : saisissez le code de l'école, votre identifiant (ou votre adresse e-mail ou numéro de téléphone) et votre mot de passe. Le compte est fermé immédiatement : il ne peut plus se connecter, et ses codes PIN et ses jetons de notification sont supprimés.

Comptes d'élèves. La fermeture du compte n'efface pas les données de l'École sur l'élève (classe, notes, absences, agenda) : elles appartiennent à l'École et restent chez elle. Pour les faire corriger ou supprimer, adressez-vous à l'École. L'École peut aussi rouvrir le compte en lui donnant un nouveau mot de passe.
Comptes du personnel. Le nom de l'utilisateur peut rester dans le journal d'audit de l'École et sur les éléments qu'il a créés, car ils appartiennent à l'École.
Le propriétaire d'une École ne peut pas être supprimé de cette façon, car l'École serait bloquée : la demande est enregistrée et nous prenons contact avec lui.

Vous pouvez aussi demander à l'École de supprimer un compte, ou nous écrire à [email protected]. Nous traitons la demande avec l'École dans un délai de 30 jours.

10. Vos droits

Sous réserve du droit applicable, notamment la loi libanaise n° 81 de 2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel, vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles ou à celles de votre enfant, leur rectification ou leur suppression, vous opposer à leur traitement et en recevoir une copie. Pour les Données de l'École, ces demandes s'adressent à l'École, qui en est responsable ; nous l'aidons à y répondre. Les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe, leur langue et leur profil dans l'application. Pour les données dont nous sommes nous-mêmes responsables, écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

11. Modification de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque le Service ou la loi évolue. La date en haut de page indique la dernière version. Pour les changements importants, nous informons les propriétaires des Écoles par e-mail ou dans le Service avant leur entrée en vigueur.

12. Contact

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données : [email protected], téléphone et WhatsApp +961 71 250 928.